Depuis l’adoption de la loi du 8 mars 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue courante en France.
Cinq ans après son entrée en vigueur, il est pertinent d’évaluer quantitativement cette mesure et d’examiner ses avantages concrets pour les employeurs et les salariés.
Tableau : Taux de dématérialisation des bulletins de paie en France
| Année | Taux de dématérialisation |
|---|---|
| 2017 | 33% |
| 2018 | 40% |
| 2019 | 50% |
| 2020 | 62% |
| 2021 | 75% |
| 2022 | 85% |
| 2023 | 90% |
Source : Digiposte, étude 2023
Comme l’illustre le tableau ci-dessus, le taux de dématérialisation des bulletins de paie a régulièrement augmenté ces dernières années.
En 2023, 90% des entreprises françaises ont adopté la dématérialisation pour leurs bulletins de paie.
Cette adoption massive s’explique par les nombreux bénéfices qu’elle apporte, tant pour les employeurs que pour les salariés.
Avantages pour les employeurs :
- Réduction des coûts : La dématérialisation permet de diminuer les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage physique des bulletins de paie. Une étude de l’Ademe indique que cette pratique permet aux entreprises d’économiser en moyenne 200 € par an et par salarié.
- Gain de temps : La mise en œuvre d’un système de dématérialisation automatise l’ensemble du processus de distribution des bulletins de paie, libérant ainsi du temps pour les équipes des ressources humaines. Selon une étude de Mercer, les entreprises gagnent en moyenne 1 heure par mois et par salarié grâce à la dématérialisation.
- Amélioration de la sécurité : Les bulletins de paie numériques sont moins susceptibles d’être perdus ou volés que leurs homologues en papier. De plus ils bénéficient de mesures de sécurité renforcées, les rendant moins vulnérables aux fraudes.
- Contribution au développement durable : La dématérialisation réduit la consommation de papier et d’énergie. Selon l’Ademe, elle permet de diminuer de 80% la consommation de papier par salarié.
Avantages pour les salariés :
- Accès simplifié aux bulletins de paie
Les bulletins de paie dématérialisés sont disponibles à tout moment, 24/7, et peuvent être consultés de n’importe où. Les salariés n’ont plus besoin d’attendre la réception par courrier postal pour accéder à leurs documents. - Archivage sécurisé et durable
Les bulletins de paie numériques sont archivés de manière sécurisée et restent accessibles en permanence. Les salariés n’ont plus à se préoccuper de conserver les copies papier de leurs bulletins. - Contribution écologique
En réduisant l’utilisation de papier, la dématérialisation des bulletins de paie participe à la protection de l’environnement. Les salariés qui choisissent cette option aident ainsi à réduire l’empreinte écologique. - Focus sur la sécurité des données
La sécurité des informations est un aspect essentiel de la dématérialisation des bulletins de paie. Les employeurs doivent garantir que les systèmes utilisés respectent les réglementations en vigueur et mettent en place des mesures de protection adéquates.
Voici quelques bonnes pratiques pour assurer la sécurité des bulletins de paie numériques :
- Choisir un prestataire de confiance certifié ISO 27001.
- Utiliser des mots de passe complexes et les renouveler régulièrement.
- Restreindre l’accès aux bulletins de paie aux personnes autorisées uniquement.
- Sensibiliser les salariés aux risques de la cybercriminalité.